Ursprungsprincipen och allmänna arkivschemat

En arkivbildare kan vara en person, en organisation, ett företag eller i princip alla som bedriver någon form av verksamhet som avsätter spår i form av arkivhandlingar.

Våra arkivhandlingar utgör spår genom vilka vi kan tolka vår historia. Av den anledningen är det viktigt att handlingarna från varje arkivbildare hålls samlade. För att vara säker på en handlings ursprung, i vilket sammanhang den ingått i och vilken process som den återspeglar är det viktigt att handlingarna hålls samman. Ibland kanske det kan vara lockande att sortera handlingarna efter ämne för att lättare kunna hitta det man söker men risken är då stor att ämnesordningen förstör handlingarnas källvärde då de rycks loss från sin ursprungliga plats hos arkivbildaren. Om handlingarna istället placeras i sitt naturliga hos sammanhang ökar möjligheten till förståelse av handlingens betydelse för arkivbildaren.

Detta är i korthet grundtanken bakom den s. k proveniensprincipen som sedan början av 1900-talet varit vägledande för arkivering som hantverk. Eftersom ämnessortering stred mot denna grundprincip skapades istället det allmänna arkivschemat år 1903 som är uppbyggt kring de handlingstyper som då var vanligt förekommande vid de statliga svenska myndigheterna. Schemat har med åren förändrats något men grunderna kvarstår. Det kan på många sätt anses föråldrat och dåligt anpassat för andra arkivbildare än statliga myndigheter. Fördelen är ändå att systemet gör det möjligt att orientera sig i okända arkiv.

Allmänna arkivschemat

Schemat är indelat i olika huvudavdelningar som används för indelning av olika arkivförteckningar.

A. Protokoll
Protokollen är kanske arkivets viktigaste handlingar med dokumentation av arkivbildarens beslut och beslutsundlag. Det kan vara väl använd tid att gå igenom några protokoll för att bilda sig en uppfattning om arkivbildarens verksamhet.

B. Utgående handlingar
Dessa handlingar kallades ursprungligen för koncept och bestod av kopior av handlingar som skickades iväg från arkivbildaren och hölls åtskilda från de inkommande handlingarna. Idag arkiveras dessa handlingar i regel bland de inkommande handlingarna i samma ärende under rubriken korrespondens som antingen arkiveras under E-inkommande handlingar eller F-handlingar ordnade efter ämne.

C. Diarier
Diariet är en slags dagbok där arkivbildaren löpande anteckningar vilka handlingar som kommer in och som har upprättats. I diariet finns i regel uppgifter vad handlingen rör, när en handling kom in eller upprättades, vilket diarienummer eller annan beteckning den fått, från vem den kommit och expedierats till. Upprättade diarielistor är ett viktigt verktyg för att kunna söka efter handlingar i arkivet. De handlingar som registreras i diariet brukar arkiveras under B-utgående -, E-inkommande- eller F-ämnesordnade handlingar.

D. Liggare och register
Liggare användes förr för att fortlöpande föra systematiska anteckningar över t ex. personal eller inventarier. En liggare kunde också vara ett register. Idag arkiveras register under denna avdelning.
E. Inkomna handlingar
Förr lades handlingar som kom in till arkivbildaren här men numera sammanläggs dessa med de utgående handlingarna i samma ärende ( jmfr. B). Ibland kan sådana akter med ärenden även arkiveras under F-handlingar ordnade efter ämne.

F. Handlingar ordnade efter ämne
Under denna avdelning arkiveras handlingar som arkivbildaren hållit ordnade efter någon princip för ämnesindelning och som inte kan hänföras till någon annan huvudavdelning.

G. Räkenskaper
Här arkiveras handlingar för arkivbildarens bokförings- och budgetarbete.

H. Statistik
Under denna avdelning arkiveras handlingar ang. statistik.

J. Kartor och ritningar
Under denna avdelning arkiveras kartor och ritningar.

K. Fotografier
Under denna avdelning arkiveras fotografier.

L. Tryck
Här arkiveras arkivbildarens tryckta handlingar t ex. böcker, broschyrer, affischer och verksamhetsberättelser. Även tidskrifter, tidningsurklipp kan finnas under denna avdelning.

Ö. Övriga handlingar
Här kan föremålssamlingar, handlingar från andra arkivbildare och handlingar av okänt ursprung arkiveras.